L’adoption et l’utilisation de Power BI au sein d’une organisation jouent un rôle clé dans la réussite des initiatives data-driven.

Comprendre comment les utilisateurs interagissent avec les rapports, tableaux de bord et visualisations permet non seulement de maximiser la valeur ajoutée de l’outil, mais également d’identifier les opportunités d’amélioration et de formation.

Plusieurs solutions, allant des journaux d’audit natifs à des outils avancés de suivi, permettent de mesurer et d’analyser ces interactions.

Utiliser les journaux d’audit

Utiliser les rapports d’usages natifs

Utiliser l’API Rest

Utiliser Azure Application Insights (pour Embedded seulement)

Utiliser les journaux d'audit natifs (Power BI Server seulement)

Utiliser la base de donnée ReportServer (Power BI Server seulement)

1. Les solutions

Récupération des données d'usage dans Power BI Service & Embedded

a. Journaux d’Audit via Microsoft Purview

Les journaux d’audit pour Power BI Service (activés dans le Centre de conformité Microsoft) capturent des informations telles que :

Qui a accédé à un rapport ou un tableau de bord.
Les actions effectuées (vue, export, partage, modification).
La fréquence d’utilisation des rapports.

Vous pouvez extraire ces données et les analyser pour identifier les utilisateurs actifs ou nouveaux.

Cliquer pour voir les événements d’audits disponible

Tutoriel

Activation :

L'administrateur doit activer les journaux d'audit dans le portail de sécurité de Microsoft 365.

Ces journaux peuvent ensuite être consultés ou exportés pour une analyse plus approfondie.

Source :

https://learn.microsoft.com/fr-fr/purview/tutorial-purview-audit-logs-diagnostics

https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-bi/enterprise/service-admin-auditing

https://3cloudsolutions.com/resources/tracking-adoption-via-power-bi-audit-logs/

b. Rapports d’Usage Natifs (Usage Metrics)

Power BI Service fournit un rapport standard appelé Usage Metrics pour suivre :

Le nombre de vues par rapport.
Les utilisateurs uniques ayant accédé à un rapport.
Les fréquences d’accès sur une période donnée.

Ces données sont limitées dans leur granularité (elles ne permettent pas toujours de segmenter entre "new" et "existing" users).

Cliquer pour voir les métriques figurant dans le rapport

Page	Métrique	Description
Utilisation des rapports	Vues de rapport/Ouvertures de rapport	Une vue de rapport est enregistrée chaque fois qu’un utilisateur ouvre un rapport et représente les arrivées uniques sur le rapport. Elle répond à la question « Quelle est la fréquence d’accès au rapport ? ». Cette définition d’une vue de rapport diffère des rapports de métriques d’utilisation précédents. Le fait de changer de page de rapport n’est plus considéré comme une vue de rapport supplémentaire. En effet, ce changement est pris en compte par la métrique suivante, Vues de page de rapport. Certaines activités comme le partage et l’épinglage ne sont plus prises en compte dans les métriques d’utilisation.
Utilisation des rapports	Vues de page de rapport	Une vue de page de rapport est enregistrée chaque fois qu’un utilisateur consulte une page de rapport. Elle représente le nombre total de vues sur toutes les pages. Elle répond à la question « Quelle est la fréquence d’accès aux pages de rapport ? ». Par conséquent, la modification des pages de rapport compte pour les vues de page de rapport. Consultez Considérations et limitations pour obtenir des informations importantes.
Utilisation des rapports	Visiteurs uniques	Un visiteur est une personne qui a ouvert le rapport au moins une fois au cours de la période, en fonction du compte d’utilisateur Microsoft Entra.
Utilisation des rapports	Tendance des vues	La tendance des vues reflète les modifications du nombre de vues au fil du temps. Elle compare la première moitié de la période sélectionnée à la seconde moitié.
Utilisation des rapports	Segment de date	Vous pouvez modifier la période sur la page Utilisation du rapport, par exemple pour calculer les tendances hebdomadaires ou bihebdomadaires. En bas à gauche de la page Utilisation du rapport, vous pouvez définir la date la plus ancienne et la plus récente à laquelle les données d’utilisation sont disponibles pour le rapport sélectionné.
Utilisation des rapports	Rank	Selon le nombre de vues, le classement indique la popularité d’un rapport par rapport à tous les autres rapports de l’organisation. Un classement de un signifie que le rapport a le plus grand nombre de vues de tous les rapports de l’organisation.
Utilisation des rapports	Vues du rapport par jour	L’utilisation est comptabilisée au niveau du rapport et ne prend pas en compte les consultations des pages de rapport.
Utilisation des rapports	Visiteurs du rapport par jour	Nombre total d’utilisateurs différents qui ont consulté le rapport, en fonction du compte d’utilisateur Microsoft Entra.
Utilisation des rapports	Méthode de distribution	Manière dont les utilisateurs ont obtenu l’accès au rapport, par exemple, en tant que membres d’un espace de travail, à la suite du partage du rapport ou en installant une application.
Utilisation des rapports	Segment de plateforme	Si les utilisateurs ont accédé au rapport en utilisant le service Power BI (powerbi.com), Power BI Embedded ou un appareil mobile.
Utilisation des rapports	Utilisateurs avec vues de rapport	Liste des utilisateurs qui ont ouvert le rapport trié par nombre de vues.
Utilisation des rapports	Pages	Si le rapport a plusieurs pages, segmentez-le en fonction des pages qui ont été consultées. « Vide » signifie qu’une page de rapport a été ajoutée dans les 24 heures qui ont suivi l’affichage de la nouvelle page dans la liste des segments ou que des pages de rapport ont été supprimées. « Vide » capture ces types de situations.
Performance du rapport	Durée d’ouverture type	50e centile du temps nécessaire à l’ouverture du rapport, soit la durée au-dessous de laquelle 50 % des actions d’ouverture de rapport sont effectuées. La page Performance du rapport décompose également la durée d’ouverture type du rapport par méthode de consommation et type de navigateur. À l’heure actuelle, nous mesurons les performances pour la charge de rapport initiale et la première page affichée. La mesure commence lorsque le rapport est demandé et se termine lorsque le dernier visuel termine le rendu. Les interactions de rapport, telles que le découpage, le filtrage ou la modification des pages, ne sont pas incluses dans les métriques de performances.
Performance du rapport	Tendance de la durée d’ouverture	La tendance de la durée d’ouverture reflète les changements de performance de l’ouverture du rapport dans le temps. Elle compare les durées d’ouverture du rapport sur la première moitié de la période sélectionnée avec celles de la seconde moitié.
Performance du rapport	Segment de date	Vous pouvez modifier la période sur la page Performance du rapport, par exemple pour calculer les tendances hebdomadaires ou bihebdomadaires. En bas à gauche de la page Performance du rapport, vous pouvez déterminer la date la plus ancienne et la plus récente à laquelle les données d’utilisation sont disponibles pour le rapport sélectionné.
Performance du rapport	Performance journalière	Performance pour 25 %, 50 % et 75 % des actions d’ouverture de rapport calculées individuellement pour chaque jour.
Performance du rapport	Performance sur sept jours	Performance pour 25 %, 50 % et 75 % des actions d’ouverture de rapport calculées sur les sept derniers jours pour chaque date.
Performance du rapport	Méthode de consommation	Manière dont les utilisateurs ont ouvert le rapport, par l’intermédiaire du service Power BI (powerbi.com), de Power BI Embedded ou d’un appareil mobile.
Performance du rapport	Browsers	Navigateur utilisé par les utilisateurs pour ouvrir le rapport, par exemple Firefox, Edge ou Chrome.
Liste des rapports	Rapports actifs	Rapports qui sont utilisés dans l’espace de travail.
Liste des rapports	Nombre total de visites	Nombre total d’ouvertures du rapport dans l’espace de travail.
Liste des rapports	Nombre total de visiteurs	Nombre total de viewers du rapport dans l’espace de travail.
Liste des rapports	Tendance des vues	La tendance des vues reflète les modifications du nombre de vues au fil du temps. Elle compare la première moitié de la période sélectionnée à la seconde moitié.
Liste des rapports	Rapports non utilisés	Nombre de rapports qui n’ont pas été ouverts au fil du temps.
Liste des rapports	Utilisation du rapport (tableau)	Indique les rapports qui contribuent aux nombres individuels indiqués dans les cartes. Indique le pourcentage d’ouvertures du rapport, les utilisateurs qui interagissent avec le rapport, les tendances et jours de consultation.
Liste des rapports	Méthode de distribution	Manière dont les utilisateurs ont obtenu l’accès au rapport, par exemple en tant que membres d’un espace de travail, suite au partage du rapport ou en installant une application.
Liste des rapports	Segment de plateforme	Manière dont les utilisateurs ont accédé au rapport, par l’intermédiaire du service Power BI (powerbi.com), de Power BI Embedded ou d’un appareil mobile.
Liste des rapports	Visiteurs uniques	Un visiteur est une personne qui a ouvert le rapport au moins une fois au cours de la période (en fonction du compte d’utilisateur Microsoft Entra). Indique le nombre d’ouvertures du rapport par des viewers individuels.

Sources :

https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-bi/collaborate-share/service-usage-metrics

https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-bi/collaborate-share/service-modern-usage-metrics

c. API REST de Power BI

L’API REST de Power BI permet d'extraire des données d'usage détaillées, y compris :

Les rapports accédés.
Les utilisateurs ayant interagi avec les rapports.
Les informations de session.

Cela offre une grande flexibilité pour calculer vos KPIs en fonction des besoins.

Utiliser ActivityEvent pour récupérer les données https://api.powerbi.com/v1.0/myorg/admin/activityevents?startDateTime='2019-08-31T00:00:00'&endDateTime='2019-08-31T23:59:59'

Sources :

https://learn.microsoft.com/fr-fr/rest/api/power-bi/

https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-bi/enterprise/service-admin-auditing#activityevents-rest-api

https://www.data-bird.co/blog/power-bi-api-rest

d. Intégration avec Azure Application Insights (pour Embedded seulement)

Si vos rapports Power BI Embedded sont intégrés dans une application web, vous pouvez utiliser Azure Application Insights pour suivre les événements utilisateur au niveau de l’application :

Temps passé sur une page.
Interactions avec des visualisations spécifiques.
Identification des nouveaux utilisateurs (par ex., via des cookies ou des IDs uniques).

Sources :

https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-platform/admin/overview-integration-application-insights

Données d'usage dans Power BI Report Server

a. Journaux d'audit natifs (Power BI Server)

Power BI Report Server génère des journaux d'audit qui capturent des informations sur les interactions des utilisateurs, telles que :

Qui a accédé à un rapport et à quel moment.
Les actions effectuées (consultation, exportation, téléchargement).
Les erreurs rencontrées par les utilisateurs.

Emplacement :

Ces journaux sont stockés sur le serveur sous forme de fichiers ou dans des bases de données associées.

b. Base de données "ReportServer" (Power BI Server)

Power BI Report Server utilise une base de données SQL nommée ReportServer pour stocker des informations sur les rapports, les utilisateurs, et les événements.

Les tables pertinentes incluent :

ExecutionLog3 : Contient les interactions des utilisateurs avec les rapports, incluant des données sur :

L'utilisateur ayant accédé au rapport.
Le rapport ou tableau de bord consulté.
La durée et le statut de l'exécution.

Catalog : Stocke les métadonnées des rapports et tableaux de bord, comme les noms et les dossiers.

Extraction des données :

Les données peuvent être extraites directement via des requêtes SQL pour créer des rapports personnalisés.

2. Calcul des KPIs

Une fois les données collectées, vous pouvez les transformer pour calculer les KPIs suivants.

En fonction des données disponibles dans le tracking d’usage Power BI, ces KPIs ne sont pas forcément calculables

a. Active Users (AU)

Critère : Utilisateurs ayant accédé à un rapport ou tableau de bord au moins une fois sur une période donnée (jour, semaine, mois).

Calcul : Comptez les utilisateurs uniques par période (par exemple, COUNT(DISTINCT(user_id))).

b. New Users

Critère : Utilisateurs accédant pour la première fois à un rapport ou tableau de bord.

Méthode :

Comparez la date d’accès initiale de l’utilisateur avec la période d’analyse.
Utilisez des horodatages ou un système de suivi (par ex., un cookie ou un ID unique).

c. Monthly Recurring Active Users (MAU)

Critère : Utilisateurs actifs ayant interagi avec un rapport ou tableau de bord au cours de plusieurs mois consécutifs.

Calcul :

Utilisez une fenêtre temporelle pour identifier les utilisateurs actifs sur plusieurs mois.
Exemple SQL :

sql
sql
Copier le code
SELECT user_id, COUNT(DISTINCT(month)) AS active_months
FROM usage_data
WHERE activity_date BETWEEN 'YYYY-MM-01' AND 'YYYY-MM-30'
GROUP BY user_id
HAVING active_months >= 2;

3. Méthodologie pour suivre ces KPIs dans Power BI

Intégrez les données d’audit ou d’API REST dans un entrepôt de données (ex. Azure SQL, BigQuery).

Visualisez les résultats dans un tableau de bord (quelque soit votre solution BI) de suivi d’adoption qui se connecte à votre datamart

4. Points à considérer

Confidentialité : Assurez-vous que le suivi des utilisateurs respecte les réglementations (RGPD, CCPA).

Performance : Si vous utilisez Azure Application Insights, veillez à limiter la quantité d’événements capturés pour éviter des surcharges inutiles.

Fréquence des mises à jour : Configurez des pipelines ETL pour collecter et analyser les données à une fréquence adaptée (quotidienne, hebdomadaire, etc.).

Conclusion

En combinant ces solutions, votre organisation peut obtenir une vue complète de l'adoption et de l'utilisation de Power BI, identifier les domaines nécessitant des améliorations, et optimiser l'engagement des utilisateurs avec les outils analytiques.

Besoin d'aide pour configurer une de ces solutions ou pour construire un tableau de bord avec ces KPIs ?

✍️

L’auteur : Louis DUBRUEL

Lead dashboard & BI chez unnest, je vous aide à donner vie à vos tableaux de bord et produits data au service de vos utilisateurs.

Fan de Looker Studio depuis le début, je développe mes compétences de dashboard design pour délivrer la bonne information à la bonne personne avec la meilleure visualisation.

✉️ Me contacter : louis.dubruel@unnest.co

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Suivi de l’adoption de vos rapport Power BI (tracking d’usages)

1. Les solutions

Récupération des données d'usage dans Power BI Service & Embedded

a. Journaux d’Audit via Microsoft Purview

b. Rapports d’Usage Natifs (Usage Metrics)

c. API REST de Power BI

d. Intégration avec Azure Application Insights (pour Embedded seulement)

Données d'usage dans Power BI Report Server

a. Journaux d'audit natifs (Power BI Server)

b. Base de données "ReportServer" (Power BI Server)

2. Calcul des KPIs

a. Active Users (AU)

b. New Users

c. Monthly Recurring Active Users (MAU)

3. Méthodologie pour suivre ces KPIs dans Power BI

4. Points à considérer

Conclusion